Carte prepagate aziendali: vantaggi e quali scegliere

Sei hai un’azienda oppure sei un libero professionista, le carte prepagate aziendali rappresentano uno strumento prezioso per gestire in modo più flessibile la liquidità e la gestione finanziaria della tua attività d’impresa.

In questo articolo scoprirai quali sono le carte prepagate business che puoi attivare online, quanto costano e quali sono i vantaggi che ti offrono.

Perché fare una carta prepagata aziendale

Ci sono diversi motivi nel fare una carta prepagata aziendale. 

Prima di tutto le carte prepagate aziendali ci permettono di risparmiare soldi sia dal punto di vista delle spese vive della carta, (soprattutto se andiamo all’estero) sia dal punto di vista dei costi operativi nella rendicontazione delle spese e nell’emissione della carta perché le carte aziendali si possono fare nel giro di pochissimi minuti senza andare in banca.

Il vantaggio della carta prepagata aziendale è anche quello di una maggiore sicurezza.

È possibile creare delle carte virtuali che possono essere utilizzate anche solo per un singolo pagamento e quindi non c’è il rischio che il dipendente copi i dati della carta o che nel caso più comune, che la carta venga clonata.

Le carte prepagate permettono di semplificare il lavoro perché eviti di fare rimborsi sulla busta paga ma il dipendente paga con la carta aziendale e la spesa viene imputata subito all’azienda 

Con le carte prepagate aziendali vi è anche un’elevata trasparenza.

L’imprenditore in qualsiasi momento può accedere alla piattaforma aziendale e avere la rendicontazione in tempo reale di tutte le spese effettuate a livello aggregato o per singolo dipendente.

Questo chiaramente comporta anche un maggior controllo delle spese perché emerge quali sono le spese che incidono maggiormente sulla gestione aziendale.

Nel prossimo paragrafo puoi vedere nel dettaglio i vantaggi delle carte prepagate aziendali

Come funzionano le carte prepagate aziendali

L’imprenditore o un dipendente dell’azienda, fa una ricarica a mezzo bonifico bancario, su un wallet. Il wallet sarebbe un portafoglio virtuale dove vengono depositati i soldi dell’azienda.

A quel punto dal wallet è possibile creare delle carte virtuali (solo per il pagamento online), oppure carte fisiche (per il pagamento online e per i negozi).

Carta prepagata aziendale senza conto corrente

Molte carte aziendali come Wallester e Soldo sono letteralmente delle carte prepagate e non sono collegate ad un conto corrente vero e proprio.

Il meccanismo invece è basato su dei portafogli chiamati in inglese Wallet. 

In sostanza, dal conto corrente aziendale ti basta trasferire a mezzo bonifico i soldi sul Wallet e nel momento in cui necessiti di effettuare delle spese con carta, puoi creare una nuova carta e ricaricarla immediatamente oppure ricaricare una carta già in tuo possesso. 

Il vantaggio è quello di poter creare tantissime carte, sia per il singolo dipendente, ma anche per varie tipologie di spesa o per una sola tipologia, come nel caso delle carte usa e getta. 

Ad esempio se devi fare un pagamento on-line?

È decisamente più celere per l’imprenditore creare una carta usa e getta da dare al dipendente, che in questo modo potrà effettuare il pagamento su internet per conto della ditta.

Appena terminato il procedimento di pagamento, quella carta si estinguerà. 

I vantaggi delle prepagate aziendali

Non tutte le prepagate circolazione vanno bene per le aziende perché non offrono le funzionalità utili ad assolvere alle esigenze di un’attività imprenditoriale.

Parti dal presupposto che le carte prepagate aziendali presentano tutte le caratteristiche delle normali prepagate ma mettono a disposizione servizi aggiuntivi che fanno decisamente comodo a un’azienda oppure a un professionista.

Tra questi troviamo, ad esempio, la possibilità di poter attivare più prepagate aziendali assegnabili ai propri collaboratori o dipendenti oppure l’opportunità di poter connettere ogni prepagata con il proprio software gestionale delle contabilità.

Ma quindi perché una carta prepagata aziendale conviene a qualsiasi tipologia di attività imprenditoriale?

In sintesi, i vantaggi che potresti trarre attivando una prepagate per aziende sono i seguenti:

• migliorare la gestione della finanza aziendale;
• gestire con maggior facilità i budget assegnati ai dipendenti;
• monitorare e controllare in tempo reale l’operato dei tuoi collaboratori;
• puoi scaricare le ricevute delle note spesa dall’app o web console;
• responsabilizzi i dipendenti affidando loro una prepagata aziendale;
• faciliti la contabilità aziendale;
• puoi collegare il software che usi per la contabilità al conto ed alle carte
• gestire meglio i budget aziendali;
• tenere sotto controllo le spese dei tuoi dipendenti;
• attivare una carta per ogni collaboratore ed assegnare budget;
• controllare gratis momento saldo e movimenti delle carte;
• gestire tutto tramite app mobile o da pc;
• rendere la contabilizzazione delle spese più semplice.

Confronto carte prepagate aziendali

Qui puoi vedere la tabella comparativa di due società specializzate in carte prepagate aziendali.

Puoi scegliere in relazione alla caratteristica della tua attività o alla tipologia di spese che farai con la carta.

Una prepagata aziendale serve a tutte le imprese?

Fondamentalmente a tutte le aziende, piccole, medie o grandi dimensioni, serve una prepagata aziendale.

Le prepagate sono uno strumento flessibile, comodo ed economico per gestire pagamenti ed incassi da poter utilizzare al posto o in alternativa ad un conto corrente aziendale.

Ma sono particolarmente utili in presenza di dipendenti a cui hai necessità di affidare parte del tuo budget per portare a termine progetti specifici o per trasferte o qualsiasi tipo di spesa aziendale.

In quest’ultimo caso due sono i grandi problemi che un imprenditore è costretto a fronteggiare:

• mantenere il controllo sulla corretta gestione del budget da parte dei collaboratori;
• gestire in modo semplice la contabilità delle note spesa e la riconciliazione a fine mese.

Monitorare l’operato dei dipendenti è molto importante perché ti permette di mantenere il controllo sull’esatta gestione del tuo denaro.

Inoltre la conservazione degli scontrini cartacei è un’operazione complessa, noiosa e che richiede un grande dispendio di tempo.

Sai quanto tempo si perde per gestire il rimborso chilometrico, la diaria giornaliera, le indennità di trasferta e tutte le altre tipologie di rimborso delle spese aziendali?

Carte aziendali con IBAN o senza IBAN

Non è necessario che una carta prepagata aziendale abbia un Iban.

L’iban serve soltanto per il portafoglio di gestione delle carte per poter accreditare le somme.

Una volta che sono state accreditate le somme sul portafoglio di gestione delle carte, in pochi secondi si può fare un trasferimento sulla carta del singolo dipendente.

Perché la soluzione migliore può essere la carta prepagata aziendale?

La carta aziendale non appoggiata ad un conto corrente gode dei seguenti benefici:

Risparmio di costi

Generalmente le carte emesse dalle banche ha costi maggior rispetto a quelle emesse da queste società, in quanto le carte bancarie hanno tutta una serie di commissioni aggiuntive, che fanno lievitare enormemente i costi. Questo chiaramente è ciò che accade in genere. 

Risparmio di tempo

Il risparmio di tempo è davvero impressionante ed è in realtà l’elemento più importante. Permette una riduzione del tempo sotto più fronti. 

Prima di tutto queste carte avendo una gestione a sé, rendicontano in un’unica piattaforma tutte le spese avvenute sulla carta, con la possibilità di allegare anche la foto degli scontrini. A quel punto, il reparto amministrativo non deve far altro che scaricare il documento e registrare le spese sostenute. 

Con la prepagata si elimina un eventuale problema di rimborsi da riconoscere in busta paga, che a loro volta portano un ulteriore spreco di tempo. 

Fare la richiesta di una nuova carta, che sia fisica o virtuale, comporta pochissimi minuti, senza la necessità di dover recarsi in banca e perdere così anche mezza giornata. 

Maggiore sicurezza

Si possono creare persino carte virtuali limitate ad un singolo pagamento, escludendo in questo modo il rischio di clonazione o furto dei dati della carta, oltre al rischio economico. 

Vi è anche una notevole trasparenza dal punto di vista delle transazioni dei dipendenti, perché ogni singola operazione del dipendente viene istantaneamente rendicontata sulla piattaforma aziendale, permettendo al titolare oltre che all’amministrazione di avere sotto controllo tutti i movimenti. 

Soldo, addirittura, ha una funzione di blocco per eventuali tipologie di spesa e quindi permetterne soltanto alcune. 

Le carte prepagate aziendali che puoi attivare online

Esistono due società che si sono specializzate nella gestione delle carte prepagate per aziende:

• Carta Soldo, una carta che si sta specializzando in grandi aziende e associazioni;
• Wallester: una nuova società con un servizio dedicato alle aziende e liberi professionisti.

Carta aziendale Soldo

Circuito: Mastercard

Limite spesa giornaliera: 10.000 euro

La carta Soldo offre tre differenti piani: Pro, Premium, Custom. Ha una gestione dedicata solo alle aziende e alle associazioni con un minimo di tre utilizzatori.

Soldo quindi non è una carta adatta a liberi professionisti e ditte individuali.

Il vantaggio di Soldo è nell’ottima commissione per i pagamenti all’estero in valuta diversa dall’euro.

Un’azienda potrebbe risparmiare molti soldi in commissioni sui cambi rispetto alle classiche soluzioni. Infatti esistono carte che hanno commissioni sul tasso di cambio fino al 3% invece di Soldo che ha un tasso di cambio dell’1%

Per approfondire puoi leggere il nostro articolo su Soldo

Carta aziendale Wallester

Wallester è una società nata nel 2018 in Estonia ma da poco è approdata in Italia.

Ha sicuramente il vantaggio dei costi e dà la possibilità di creare le carte anche a ditte individuali e liberi professionisti.

Un’altra caratteristica molto interessante di Wallester è quella di creare delle carte con il proprio logo che rappresenta un simbolo di prestigio per la propria azienda.